內(nèi)審員的審核工作方法
(1)面談
面談是一種重要的收集信息的方法,并且應(yīng)以適于當(dāng)時(shí)情境和受訪人員的方式進(jìn)行,面談可以面對(duì)面進(jìn)行,也可以通過其他溝通方法。面談時(shí),審核員應(yīng)考慮如下事宜:
1)受訪人員應(yīng)來自承擔(dān)審核范圍涉及的活動(dòng)或任務(wù)的適當(dāng)?shù)膶哟魏吐毮懿块T。
2)通常在受訪人員正常的工作時(shí)間和工作地點(diǎn)(可行時(shí))進(jìn)行。
3)在面談之前和面談期間應(yīng)盡量使受訪人員放松。
4)應(yīng)解釋面談和做筆記的原因。
5)面談可以從請(qǐng)受訪人員描述其工作開始。
6)注意選擇提問的方式(例如:開放式、封閉式、引導(dǎo)式提問)
7)應(yīng)控制談話方向,珍惜有限的時(shí)間,盡量按預(yù)定時(shí)間完成每次的談話計(jì)劃。
8)少說多聽,捕捉要點(diǎn)。在面談時(shí)應(yīng)盡量把有限的時(shí)間讓被審核方多說,審核員應(yīng)仔細(xì)聆聽,以便從中捕捉所需要的信息。逐一核對(duì)事先考慮的檢查要點(diǎn),并追問遺漏點(diǎn),直至獲得全部檢查要點(diǎn)的信息為止。
9)應(yīng)與受訪人員總結(jié)和評(píng)審面談結(jié)果。
10)有時(shí)對(duì)于交談所得到的信息,特別是涉及數(shù)據(jù)的一些信息,還應(yīng)該通過其他渠道獲取支持信息予以核實(shí),如通過查閱記錄、現(xiàn)場(chǎng)觀察來核實(shí)面談所得到的信息,以保證審核的客觀性。
11)應(yīng)感謝受訪人員的參與和合作。
(2)查閱文件與記錄
質(zhì)量管理體系是一個(gè)文件化的體系,查閱文件和記錄是現(xiàn)場(chǎng)審核中必須采用的方法,通過文件和記錄可以了解體系的要求,可以追溯體系的發(fā)展及運(yùn)行狀況,審核中需查閱的主要記錄包括:設(shè)計(jì)評(píng)審、驗(yàn)證、確認(rèn)記錄、供應(yīng)商評(píng)價(jià)記錄、培訓(xùn)記錄、協(xié)商與溝通記錄、文件控制記錄、監(jiān)測(cè)與測(cè)量記錄、不符合、糾正措施記錄、內(nèi)審記錄以及管理評(píng)審報(bào)告等。由于組織的同一類記錄往往很多,不可能一一核查。審核員要善于從中選取代表性的樣本進(jìn)行審核。
(3)現(xiàn)場(chǎng)觀察
審核員通過自己的眼睛看到的應(yīng)是最真實(shí)的,所以審核員應(yīng)當(dāng)具備敏銳的觀察力,現(xiàn)場(chǎng)觀察的方法可用于判斷組織在實(shí)際工作中是否遵守了程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書的要求,這也要求審核員事先熟悉文件對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的各項(xiàng)主要要求。同時(shí),也不應(yīng)拘泥于文件的要求,應(yīng)善于自己發(fā)現(xiàn)問題。
現(xiàn)場(chǎng)觀察中一個(gè)重要的內(nèi)容是判斷有無重要的生產(chǎn)過程被遺漏,要做好這一點(diǎn),審核員就必須掌握有關(guān)的質(zhì)量知識(shí)和法律、法規(guī)知識(shí)。
