確定審核方案的范圍和詳略程度
(1)確定審核方案的范圍和詳略程度
審核方案的范圍是指審核所覆蓋的過程、活動、產(chǎn)品、部門及場所,審核方案的詳略程度是指審核方案內(nèi)容的多與少、詳細與簡略。
審核方案管理人員應(yīng)確定審核方案的范圍和詳略程度。審核方案的范圍和詳略程度取決于受審核方的規(guī)模和性質(zhì),受審核的管理體系的性質(zhì)、功能、復(fù)雜程度和成熟度水平,以及其他重要事項。在某些情況下,根據(jù)受審核方的結(jié)構(gòu)或活動,審核方案可能只包括一次審核,如一個小型項目活動。
影響審核方案范圍和詳略程度的其他因素包括:
1)每次審核的目標、范圍、持續(xù)時間和審核次數(shù),適用時,還包括審核后續(xù)活動。例如,對某部門審核次數(shù)較多,那么每次審核該部門的時間可以少一些。
2)受審核活動的數(shù)量、重要性、復(fù)雜性、相似性和地點。如對車間的審核比對人力資源部的審核復(fù)雜,審核方案中可要求增加審核車間的時間。
3)影響管理體系有效性的因素。例如,對管理體系中的關(guān)鍵因素,審核方案中可多安排審核次數(shù)、審核時間。
4)適用的審核準則,如有關(guān)管理標準的安排、法律法規(guī)要求、合同要求以及受審核方承諾的其他要求。例如,公司要申請3C認證,那么審核方案中可要求對與3C有關(guān)的要求嚴加審核。
5)以往的內(nèi)部或外部審核的結(jié)論。例如,往年審核中發(fā)現(xiàn)研發(fā)部問題較多,那么當年的審核方案中可要求增加對研發(fā)部的審核次數(shù)。
6)以往的審核方案的評審結(jié)果。例如,往年審核方案的評審結(jié)果中認為內(nèi)審員水平不行,那么當年的審核方案中可增加對內(nèi)審員培訓(xùn)的要求。
7)語言、文化和社會因素。例如,供應(yīng)商是美資企業(yè),那么最好安排懂英語的審核員。
8)相關(guān)方的關(guān)注點,例如,顧客抱怨或不符合法律法規(guī)要求。相關(guān)方關(guān)心的問題,尤其是顧客關(guān)心的問題,應(yīng)列為審核方案的內(nèi)容,以便通過審核保證體系的實施,保證顧客滿意。
9)受審核方或其運作的重大變化。例如,工藝有重大調(diào)整,那么審核方案中可增加對新工藝審核的要求。
10)支持審核活動的信息和溝通技術(shù)的可獲得性,尤其是使用遠程審核方法的情況。所謂遠程審核是指在受審核方現(xiàn)場以外地方進行,審核方借助交互式的通信手段進行文件審核等。
11)內(nèi)部和外部事件的發(fā)生,如產(chǎn)品故障、信息安全泄密事件、健康和安全事件、犯罪行為或環(huán)境事件。
(2)審核的頻次與時機
內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核分為例行的常規(guī)審核和特殊情況下的追加審核。
例行的常規(guī)審核按預(yù)先編制的年度審核方案進行。質(zhì)量管理體系建立之初,頻次可以多一些。至于各部門、ISO9001各過程的審核頻次,可以根據(jù)審核中發(fā)現(xiàn)問題的大小、多寡以及該部門的重要程度來決定。
在一年的審核中,應(yīng)確保所有的部門、ISO9001的所有過程至少被審核一次。在下列特殊情況下,應(yīng)修正年度審核方案,追加進行內(nèi)部質(zhì)量管理體系審核的次數(shù):
1)法律、法規(guī)及其他外部要求發(fā)生變化。
2)相關(guān)方(用戶)的要求或投訴。
3)發(fā)生重大質(zhì)量事故。
4)質(zhì)量管理體系大幅度變更,等等。
(3)審核方式
1)按部門審核的方式。這種方式是以部門為單位進行審核的,即在某一部門,針對涉及該部門的有關(guān)過程進行審核。這種方式為多數(shù)組織所采納。這種審核方式強化了體系組織機構(gòu)職能概念,例如對于生產(chǎn)型企業(yè),其職能部門往往在質(zhì)量管理體系當中擔當某些過程的管理責任,而實施部門生產(chǎn)車間則承擔若干運行操作工作,而這些管理職能和運行操作又存在著內(nèi)在聯(lián)系,通過部門審核則容易把握該部門的整體運行狀況,而且由于審核時間較為集中,所以審核效率高,對受審核方正常的
生產(chǎn)經(jīng)營活動影響小,但缺點是審核內(nèi)容比較分散,過程的覆蓋可能不夠全面。
2)按過程審核的方式。按過程審核是以過程為線索進行審核的,即針對同一過程的不同環(huán)節(jié)到各個部門進行審核,以便做出對該過程的審核結(jié)論。
這種方式的優(yōu)點是目標集中,判斷清晰,較好地把握了體系中各個過程的運行狀況。但缺點是審核效率低,對受審核方正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動影響較大,審核一個過程往往要涉及許多部門,因而各個部門要重復(fù)接受多次審核才能完成任務(wù)。對比以上兩種審核方式,為了提高審核效率,ISO9001質(zhì)量管理體系審核常采用部門審核的方式,而在追蹤某一過程實施情況時,又采用過程審核的方式。
(4)審核日程計劃
1)集中式年度審核日程計劃。集中式年度審核日程計劃(見表5-1)適用于第一、第二、第三方審核。其特點是:
①一年1、2次進行集中式審核,即集中幾天內(nèi)把各部門、各過程都審核完。
②每次審核可針對ISO9001全部適用的過程及相關(guān)部門,也可針對某些過程或部門。但要保證在一年中,所有的過程和部門都得到了審核。
③審核后的糾正行動及跟蹤在限定時間內(nèi)完成。
④特別適用于中、小型企業(yè),無專職機構(gòu)及人員的情況。
2)滾動式年度審核日程計劃。滾動式年度審核日程計劃(見表5-2)只適用于內(nèi)審,不適用于第二、第三方審核。其特點是:
①審核持續(xù)時間較長。逐月開展,每月對一個或幾個部門或過程進行審核
②審核和審核后的糾正行動及其跟蹤措施陸續(xù)展開。
③在一個審核周期內(nèi)(一般為一年)應(yīng)保證所有ISO9001過程及相關(guān)部門得到審核。
④重要的過程和部門可安排多頻次審核。
適用于大、中型企業(yè),設(shè)有專門內(nèi)部審核機構(gòu)或?qū)Ｂ毴藛T的情況。
