●編制環(huán)境管理體系文件時應(yīng)當(dāng)依據(jù)如下材料
(1)GB/T 24001—ISO14001環(huán)境管理體系規(guī)范及使用指南標準及其附錄；
(2)GB/T24004—ISO14004環(huán)境管理體系原則、體系和支持技術(shù)通用指南標準；
(3)適用的環(huán)境法律法規(guī)及其他要求；
(4)組織的環(huán)境管理現(xiàn)狀和初始環(huán)境評審報告；
(5)組織現(xiàn)行的規(guī)章制度、操作慣例、規(guī)程和作業(yè)指導(dǎo)文件。
●環(huán)境管理體系文件編制的原則
(1)系統(tǒng)性、完整性和邏輯性
①環(huán)境管理體系文件的編制應(yīng)從組織的整體出發(fā)，統(tǒng)一規(guī)劃和策劃，應(yīng)反映組織環(huán) 境管理體系的特點，滿足標準的所有要求，應(yīng)充分覆蓋體系的17個要素，并體現(xiàn)各要素的功能和它們之間的相互關(guān)系。
②文件的內(nèi)容要形成一個有機整體，各級文件之間要做到邏輯關(guān)聯(lián)、層次清晰、接 口明確、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序，不能支離破碎或是矛盾百出。
(2)法規(guī)性和權(quán)威性
①環(huán)境管理體系文件是組織實施環(huán)境管理和保證環(huán)境因素得到有效控制的行為準則 ，體系文件應(yīng)遵循ISO14001標準以及適用的法律法規(guī)和其他要求。
②環(huán)境管理體系文件一經(jīng)最高管理者批準發(fā)布，就成為組織內(nèi)部必須執(zhí)行的法規(guī)性 文件，是指導(dǎo)組織一切環(huán)境管理活動的行為規(guī)范和實施審核的重要依據(jù)。
(3)適宜性、符合性和可操作性
①環(huán)境管理體系文件的編制應(yīng)適用于組織的實際情況，應(yīng)充分體現(xiàn)組織的行業(yè)特點 、性質(zhì)與規(guī)模，應(yīng)反映組織環(huán)境因素的類別、技術(shù)狀況和人員素質(zhì)。
②體系文件應(yīng)適用于組織內(nèi)外部客觀需求的不斷變化，當(dāng)組織的經(jīng)營戰(zhàn)略發(fā)生重大 調(diào)整、科技進步、市場導(dǎo)向發(fā)生變化、相關(guān)的法律法規(guī)改變時，體系文件應(yīng)能夠及時跟上這種變化，應(yīng)反映出動態(tài)的特性，并隨著環(huán)境管理體系的不斷改進而得以完善。
③環(huán)境管理體系文件的策劃和編制要反映組織環(huán)境管理活動的客觀需求，文件編制要始終圍繞符合性，標準要求的一定要寫到，寫到的一定是能夠做到的，而且不僅要做到，還要確保其有效。
④無論體系文件是簡是繁，其詳略程度都應(yīng)與組織的人員素質(zhì)、技能和培訓(xùn)水平相 適宜，文件的編寫方式應(yīng)使實施者易于理解其規(guī)定的內(nèi)容和要求，應(yīng)避免產(chǎn)生歧異和不同理解，只有這樣才能保證體系文件編制合理，便于實際操作。
(4)規(guī)范性和見證性
①各個層次的體系文件應(yīng)保持統(tǒng)一的文件格式，文件的制、修訂也應(yīng)經(jīng)過嚴格的相應(yīng)職能的評審、確認和審批過程。
②體系文件可作為客觀證據(jù)，包括適用性證據(jù)和有效性證據(jù)，向管理者、相關(guān)方和第三方認證機構(gòu)證實組織環(huán)境管理體系運行情況。
(5)一體化思路和構(gòu)想
應(yīng)充分分析現(xiàn)行管理體系的狀況，利用原有文件中適用的部分，補充和修改不適用和不完善 的內(nèi)容，應(yīng)重視與其他管理體系文件之間的協(xié)調(diào)一致，使各種體系文件之間合理銜接。
